{"id":2802,"date":"2020-07-19T12:41:57","date_gmt":"2020-07-19T11:41:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.100nexo.com\/?p=2802"},"modified":"2020-07-21T09:57:09","modified_gmt":"2020-07-21T08:57:09","slug":"processos-procedimentos-e-informatizacao","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.100nexo.com\/?p=2802","title":{"rendered":"Processos, procedimentos e informatiza\u00e7\u00e3o."},"content":{"rendered":"
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Todos os bons gestores de empresas t\u00eam a perfeita no\u00e7\u00e3o que o TELEX j\u00e1 n\u00e3o existe, que o email <\/em>matou o FAX, e que os computadores substituem o papel.<\/p>\n

Mas na realidade n\u00e3o \u00e9 bem assim. A inform\u00e1tica nas empresas portuguesas \u00e9 um mito e os computadores continuam a ser utilizados maioritariamente como m\u00e1quinas de escrever para imprimir papel. A inform\u00e1tica n\u00e3o resolve nada se os procedimentos n\u00e3o evolu\u00edrem e\u00a0 continuarem suportados sempre no famigerado papel.<\/p>\n

E os exemplos existem \u00e0s centenas.<\/p>\n

Imaginemos ent\u00e3o uma empresa XPTO que fabrica e comercializa Alfinetes de Dama em a\u00e7o inox, e imaginemos que um funcion\u00e1rio da linha de produ\u00e7\u00e3o quer pedir um dia de f\u00e9rias.<\/p>\n

Embora os procedimentos administrativos da empresa XPTO estejam alegadamente informatizados, o interessado\u00a0 tem de perguntar ao funcion\u00e1rio dos Recursos Humanos quantos dias de f\u00e9rias ainda tem, e depois\u00a0 preencher no seu computador o documento A2B2\/003.04.5.10\/10.2<\/em> que est\u00e1 em Excel, assinalando num campo, entre centenas de outros que pretende tirar apenas um dia de f\u00e9rias.<\/p>\n

Infelizmente, e como a informatiza\u00e7\u00e3o da empresa acaba ali, o funcion\u00e1rio tem depois de imprimir em papel, assinar, descer as escadas, e entregar ao colega que regista informaticamente os documentos da empresa. O colega recebe o pedido em papel volta a digitalizar o documento, preenche uma data de campos no Software<\/em>, e anexa ao Workflow<\/em>.<\/p>\n

Depois de registado, o pedido \u00e9 enviado eletronicamente para o Respons\u00e1vel pelos Servi\u00e7os, que acrescenta \u201cVerificar e informar\u201d<\/em> e reenvia para o coordenador. O coordenador por sua vez acrescenta \u201ctratar\u201d<\/em> e reenvia para outro funcion\u00e1rio administrativo, que consulta o Mapa de F\u00e9rias, trata das referidas autoriza\u00e7\u00f5es, e d\u00e1 finalmente conhecimento ao funcion\u00e1rio, se foi, ou n\u00e3o, autorizado o dia de f\u00e9rias.<\/p>\n

Mas se o interessado j\u00e1 sabe que pode ir de f\u00e9rias, o processo n\u00e3o acaba aqui. \u00c9 necess\u00e1rio acrescentar ao Workflow \u201ctomei conhecimento\u201d<\/em> e\u00a0 reencaminhar o documento para o remetente, que por sua vez reenvia para um outro funcion\u00e1rio \u201cpara aquivo na pasta do trabalhador\u201d<\/em>.<\/p>\n

Se tudo correr bem, este processo de autoriza\u00e7\u00e3o de f\u00e9rias at\u00e9 pode demorar menos de um dia, mas repare-se que neste procedimento de pedido de um dia de f\u00e9rias estiveram diretamente envolvidos cinco outros funcion\u00e1rios, e indiretamente, o Chefe que escreveu no papel \u201cque n\u00e3o h\u00e1 inconveniente para o servi\u00e7o\u201d, <\/em>e o Gerente que autorizou as f\u00e9rias assinando no papel, ou seja, sete pessoas para autorizar um dia de f\u00e9rias!<\/p>\n

Se pensarmos bem, os \u00fanicos recursos humanos imprescind\u00edveis\u00a0 s\u00e3o: o Chefe direto que verifica se a aus\u00eancia do trabalhador pode prejudicar\u00a0 ou n\u00e3o a produ\u00e7\u00e3o de alfinetes, e um \u00fanico funcion\u00e1rio que trata de tudo e que arquiva o resultado no processo do trabalhador.\u00a0 E n\u00e3o \u00e9 preciso ser muito inteligente para descobrir que se o procedimento de f\u00e9rias fosse integralmente informatizado, os \u00fanicos recursos humanos necess\u00e1rios\u00a0 seriam o chefe direto e o gerente.<\/p>\n

Resumindo, a empresa XPTO cujo modelo de neg\u00f3cio \u00e9 fabricar e comercializar Alfinetes de Dama, utiliza mais de 20% dos seus recursos em processos administrativos morosos e desadequados, que bem geridos podiam ser reduzidos a 2%, e utilizar os restantes 18% no apoio \u00e0s vendas de alfinetes.<\/p>\n

A solu\u00e7\u00e3o para a XPTO passa pela coragem em mudar os procedimentos\u00a0 e adequa-los, na medida do poss\u00edvel, a rotinas inform\u00e1ticas. Infelizmente todos temos a perfeita no\u00e7\u00e3o que a resist\u00eancia \u00e0 mudan\u00e7a surge daqueles que, de um modo ou doutro, dependem do papel para mostrar que s\u00e3o importantes e imprescind\u00edveis.<\/p>\n

\"Fluxograma<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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